Email-рассылка отеля: на что обратить внимание

Отельные письма

Гость любит, когда о нем заботятся. Предоставляют комфортный номер, полезные услуги и вообще всегда обходительны с ним. Такую заботу нужно проявлять еще до его заезда в отель. Это можно делать с помощью email-рассылки.

Но email-маркетинг гостиницы — это не хаотичная рассылка по базе будущих и постоянных клиентов. Насколько он эффективен, вы можете узнать по количеству писем, дошедших до адресата, открытий и кликов на ссылки, которые в них были. А перед запуском рассылки советую вам учесть такие вопросы:

Когда?

Для рассылки нужно подобрать подходящее время. Вы прекрасно знаете, что среди гостей много пользователей мобильных устройств. И здесь напрашивается вывод: отправлять письма можно в любое время, ведь смартфон всегда под рукой. Но специалисты из Ryan Solutions подсчитали, что больше всего просмотров отельных писем приходится на время от 6:00 до начала рабочего дня и от его завершения до 21:00. Чтобы уложиться в эти промежутки, удобно использовать функцию отложенной доставки писем.

А с какой периодичностью их рассылать? Если у вас нет особой программы лояльности и бесконечного потока акций, не делайте это очень часто. Тем более, чрезмерное присутствие отеля в почтовом ящике вряд ли порадует гостя.

Назову три случая, которыми вам точно надо воспользоваться для отправки письма:

  • перед заездом;
  • после выезда;
  • при незавершенном бронировании.

Понятно, что в последнем случае отправлять письмо нужно мгновенно. А вот при состоявшемся заселении гостя присылать письмо уже поздно. Сделайте это заранее, примерно за 1-10 дней до заезда. Такой же срок подойдет и при рассылке после выезда.

О чём?

Самое первое письмо вы можете отправить гостю сразу же после того, как он забронировал номер. Это бронирование может быть ранним. Например, за несколько месяцев вперед. Тогда уместно еще раз напомнить об отеле за один месяц до заезда.

По своему опыту скажу, что не каждая гостиница может позволить себе рассылку длинной цепочки писем. Если и вы пока не уверены, отправляйте письмо-приветствие за 1-10 дней до приезда гостя.

В таком письме будет недостаточно поприветствовать гостя и напомнить ему о предстоящем заезде в ваш отель. Используйте welcome-письмо как инструмент допродаж дополнительных услуг. На такой площадке выигрышно будут смотреться самые разные предложения: от заказа трансфера до выбора подушки.

Мы с коллегами убеждены, что лучше пожертвовать описанием условий оплаты и оставить место для рассказа об услугах. Посмотрите со стороны, сколько места в письме занимает описание того, за что предстоит и не предстоит заплатить клиенту:

приветствие гостя

А здесь можно было привлекательно преподнести сервис гостиницы. И разместить ссылку на описание услуг на вашем сайте и контакты для их заказа.

Обязательно напишите гостю после его выезда. Поблагодарите его, пригласите посетить гостиницу еще. Можно дополнить письмо приятным бонусом — промокодом со скидкой — или анкетой гостя:

благодарность выехавшему гостю

При незавершенном бронировании укажите в письме детали брони. Предложите свою помощь, указав контакты отеля. Для убедительности напомните про бесплатность этой услуги и безопасность платежей:

уведомление о незавершенной брони

С помощью чего?

Рассылка писем по своим клиентам вручную занимает много времени. Даже у небольших гостиниц. Поэтому ее выгоднее автоматизировать. Тем более, для этого уже есть готовые инструменты.

Многие отели, сотрудничающие с нами, пользуются функцией email-маркетинга модуля бронирования «TravelLine: Отель». С ней система сама отправляет гостю письма до заезда и после выезда, а также уведомления о незавершенном бронировании:
автоматическая email-рассылка отеля

Каждое из этих писем вы можете настроить на свое усмотрение. Меняется все: от даты отправления до самого содержания. Можно выбрать цвет шаблона, прикрепить логотип гостиницы.

В настройках welcome-письма есть тематические блоки, которые можно включать в шаблон:

  • приветствие;
  • детали брони;
  • комментарии к способу оплаты;
  • условия отмены брони;
  • подпись;
  • и даже погода.

Необходимые блоки есть и в feedback-письме. С ними вы не упустите ничего важного. И не нужно самостоятельно продумывать структуру письма. А редактировать текст очень просто. Как в привычном вам Word’е.

Действия с вашей стороны минимальны. Вы один раз заполняете шаблон. Если вы будете использовать анкету-опросник гостя, создаете ее тоже однократно. Вот и все. :) Другие действия выполнит наш модуль.

Есть еще один шаг, с которого все и начинается. Это обращение в нашу службу поддержки. Свяжитесь с нами по почте. Мы подключим функцию email-маркетинга и обучим вас работать с ней.

Об авторе

Руководитель службы сопровождения Прекрасная девушка и настоящий профессионал. Вопросы по функционалу продуктов TravelLine не остаются без ответов, — это про Катю и ее команду. Служба поддержки всегда помогает отелям грамотно настраивать онлайн-продажи.

  • Yana Zharova

    Интересная статья, а главное, не обошлось без примера из жизни. Это всегда вызывает доверие к спикеру. В свое время пользовалась http://standartmailer.ru/, порадовало наличие бесплатного периода, удобство интерфейса, да и новичку в сфере e-mail-рассылок, каким раньше была я, будет интуитивно понятно.