Электронный документооборот в отеле: быть или не быть?

Электронная цифровая подпись в гостинице

Бумажная рутина отнимает так много времени, что увеличивать продажи в отеле просто некогда. А пересылка документов партнерам по почте стабильно приносит убытки бюджету. Вам знакомы эти проблемы? Все могло бы быть иначе: документы доходят до ваших контрагентов быстро и бесплатно, а вы не отвлекаетесь на второстепенные дела. Речь идет об электронном документообороте. Что же нужно сделать, чтобы он как можно скорее заработал в вашей гостинице? И есть ли у него «подводные камни»?

Безопасна ли электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это главное оружие электронного документооборота. Она заменяет собой собственноручную подпись, печать на бумажном документе или фирменный бланк. У нее есть ключ доступа, который выдается после регистрации в специальной системе обмена электронными документами. О том, как зарегистрироваться в этой системе, мы расскажем чуть позже.

С помощью такой подписи вы можете быстро обмениваться ежемесячными отчетами агента, актами выполненных работ и другими документами в электронном виде. Картина просто идеальная… Но законно ли использовать электронную подпись? Опасаться здесь точно нечего, потому что ее юридическая сила закреплена федеральным законом № 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года. Все реквизиты, которые она содержит, — полноценный гарант подлинности документов.

А что, если ее подделают мошенники? Это им точно не удастся, потому что все данные в ней зашифрованы с помощью системы информационной защиты. Главное, следите за тем, чтобы ключом доступа к подписи не могли воспользоваться посторонние лица.

В чем выгода электронного документооборота

Электронная подпись значительно облегчит работу вашего отеля:

Сокращение затрат. Ваши расходы заметно сократятся, потому что вам не придется тратить деньги на бумагу, почтовые услуги, транспорт.

Экономия времени. Теперь согласование документов — секундное дело.

Оптимизация работы сотрудников. С электронным документооборотом персонал отеля освобождается от работы с бумажными документами. У него появится время на выполнение более важных задач.

Мобильность в любое время суток. Все, что вам нужно для обмена электронными документами — компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. А то, откуда отправляется документ (из гостиницы или дома) и в какое время суток, не имеет значения.

Налаженная обратная связь. Все письма с документами и деловой перепиской хранятся в личном кабинете системы, ни одно из них не потеряется. А значит, вы всегда будете на связи со своими партнерами и не упустите ни одного важного сообщения от них.

Контроль за документооборотом. За тем, что происходит с документами, можно следить в режиме реального времени.

Удобное хранение документов. Вы можете сортировать все письма в личном кабинете так, как вам нужно. При необходимости вы быстро найдете любой документ.

Как начать работу с электронными документами

Для работы с электронной подписью вам нужно зарегистрироваться в системе обмена электронными документами. Их очень много, и самые популярные среди клиентов TravelLine – СБиС (Тензор), Диадок (СКБ Контур), Такском, Аргос. Более 45% сотрудничающих с нами отелей выбирают систему СБиС.

Давайте рассмотрим, как можно получить электронную подпись в этой системе, к тому же здесь она бесплатна для всех наших клиентов:

Шаг 1. Зайдите на сайт СБиС и нажмите на кнопку «Регистрация». Так вы попадете на страницу регистрации в этой системе:

Получение гостиницей электронной подписи в системе обмена документами СБиС

Шаг 2.

У вас есть электронная подпись. В таком случае вставьте в компьютер ее носитель и нажмите кнопку «Зарегистрироваться по электронной подписи». Остается только указать логин и пароль для входа в СБиС.

У вас нет электронной подписи. Укажите реквизиты вашего отеля и нажмите кнопку «Зарегистрироваться». Дальше следуйте по пунктам:

Шаг 3. Зайдите на электронную почту, адрес которой вы указали. Здесь вы увидите письмо с приглашением на регистрацию. Перейдите по содержащейся в нем ссылке.

Шаг 4. Логин уже будет указан в соответствии с вашим email, вы можете его сразу изменить. Введите пароль для входа в систему — и теперь у вашего отеля есть полноценная электронная подпись:

Пример электронной подписи гостиницы в системе СБиС

Шаг 5. Чтобы перейти на электронный документооборот с TravelLine, свяжитесь с нашей службой поддержки по почте. Наши менеджеры отправят вам через систему СБиС специальное соглашение.

Шаг 6. Войдите в личный кабинет, нажав кнопку «Войти» на главной странице сайта sbis.ru. Подпишите соглашение, которое ждет вас здесь, электронной подписью.

Преодолев этот несложный процесс, вы получаете возможность мгновенно и без денежных затрат обмениваться документами с TravelLine и другими вашими партнерами. Надеемся, у вас не осталось сомнений в силе электронного документооборота. :)

Об авторе

Руководитель службы сопровождения Прекрасная девушка и настоящий профессионал. Вопросы по функционалу продуктов TravelLine не остаются без ответов, — это про Катю и ее команду. Служба поддержки всегда помогает отелям грамотно настраивать онлайн-продажи.

  • Корнелий

    Действительно — в электронном документообороте сила, ведь сокращаются затраты, а что самое главное для бизнеса — уменьшить расходы и увеличить прибыль. А правильное использование СЭД уже многим компаниям позволило сократить издержки. Согласен, что многие сейчас говорят, что внедрение СЭД дорогое удовольствие, и я с этим соглашусь, достаточно обратиться к лидерам http://www.docsvision.com/kupit/, но ведь экономический эффект несоизмеримо больше, а как выростает рейтинг компании в глазах конкурентов так вообще сложно описать, а как относится клиент к компании, которая делает все, чтобы ему было приятно и удобно вести с вами бизнес? Затраты на СЭД стоят своих денег