Электронный документооборот в гостинице: до и после

электронные документы

Я продолжаю рассказывать об электронном документообороте. Из первой статьи вы уже узнали, что это такое, насколько он выгоден, и как его внедрить в свой отель. К этому времени с электронными документами начали работать более 200 контрагентов – наших клиентов. И от них мы регулярно получаем добрые отклики.

Теперь я постараюсь наглядно объяснить, почему об электронном документообороте приходит много положительных отзывов.

Отель до электронного документооборота

До тех пор, пока отель работает по традиционному документообороту, он изо дня в день сталкивается с рядом проблем. Часто это долгий процесс согласования и заверения документов. Необходимо дождаться и попасть к человеку, который уполномочен поставить подпись или печать.

Обработка всех документов вручную становится ежедневной рутиной для отельных работников. А это снова большие затраты времени.

Все эти документы бесконечно требуют расходов на бумагу, принтер, различные канцелярские принадлежности. Бюджет гостиницы страдает еще и от затрат на транспорт и почтовые услуги.

Большую роль играет человеческий фактор. Работник может допустить ошибку при ведении документов. А само письмо способно вовсе потеряться, так и не дойдя до адресата. Хуже всего, когда конфиденциальная информация в документе становится известной постороннему лицу.

Хранить бумажные документы сложно, так как те занимают много места. Искать среди них нужный – еще сложнее. Даже если все сгруппированы по каким-то критериям, «раскопок» в бумагах не миновать. :)

Взгляните, как классический документооборот выглядит со стороны. Узнаете эту витиеватую схему?

традиционный документооборот

Отель после электронного документооборота

Несмотря на столько сложностей, многие гостиницы продолжают работать по классической схеме. Зачастую это консерватизм. Или просто незнание того, что электронный документооборот на самом-то деле уже существует. И приносит отелю много пользы.

Все документы хранятся в электронном виде, в одном месте, удобно классифицируются и легко поддаются «поисковым операциям». А это значит, что гостиница экономит деньги на канцтовары и почтовые услуги, место для хранения бумаг и время на поиск необходимых документов.

Сотрудники отеля освобождаются от ручной обработки каждого документа, поэтому им можно раздать другие важные задачи. Ошибки практически исключены, поскольку за документы теперь отвечает сама система. Конфиденциальная информация будет доступна только ограниченному кругу лиц.

Самое главное, абсолютно все документы доходят до адресата. Сразу после отправки. И без посредников:

электронный документооборот

Электронный документооборот глазами отельеров

Гостиницы, работающие с электронными документами, теперь свободны от бумажных дел. У них появилось больше времени на главную задачу – повышение продаж. Поделюсь с вами тем, что говорят об этом отельеры. Некоторые из них уже выделили целый ряд преимуществ.

Например, в ульяновской гостинице «Венец» отметили, что электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. «Теперь гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг». Особенно рады здесь тому, что получать доступ к данным стало возможно через веб-приложения: «Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно».

В отеле Residence Hotel&SPA в Санкт-Петербурге оценили «экономию времени, сил и бумаги»:

Residence Hotel&SPA


Если вы тоже хотите испытать на себе удобство и выгоду электронного документооборота, то действовать можно прямо сейчас:

  1. Для этого зарегистрируйтесь в системе обмена электронными документами СБиС на их сайте.
  2. Здесь вы получите электронную цифровую подпись.
  3. Свяжитесь с нашей службой поддержки, чтобы получить соглашение TravelLine.
  4. Зайдите в личный кабинет на sbis.ru и подпишите электронной подписью наше соглашение.

Такими несложными действиями вы сделаете взаимодействие со своими партнерами очень простым. 

Об авторе

Руководитель службы сопровождения Прекрасная девушка и настоящий профессионал. Вопросы по функционалу продуктов TravelLine не остаются без ответов, — это про Катю и ее команду. Служба поддержки всегда помогает отелям грамотно настраивать онлайн-продажи.

  • Саныч

    Со статьей согласен чуть больше, чем полностью. Электронный документооборот действительно очень полезная вещь. Имею опыт использования такового в бизнесе. Причем есть с чем сравнивать: на предыдущем месте работы в силу среднего возраста сотрудников за 50 -внедрение системы электронных бумаг вызвало негативную реакцию (я думаю в силу нежелания учиться и инертности мышления). На текущий месте работы используем систему E-DOC ( edoc.com.ua ). Экономия времени, средств и повышение производительности труда на лицо. Если раньше для поиска документа годовой-полугодовой давности приходилось затратить более часа, то теперь на это тратится менее минуты.